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La certification Qualiopi trouve son origine dans la loi « Avenir professionnel ». Il s’agit en fait d’un label qui a pour but de garantir la qualité des formations dispensées par les organismes habilités. Ce label peut constituer un vrai plus pour ces organismes de formation, cependant il faut répondre à des conditions strictes pour pouvoir l’obtenir. Alors, comment obtenir cette qualification ?
Les prérequis pour obtenir une certification Qualiopi
Pour pouvoir prétendre à une certification Qualiopi, vous devez d’abord être une personne morale ou physique et posséder une raison sociale et un SIRET. Vous devez également être en train d’exercer depuis au moins 3 mois. Il faut ensuite posséder ce qu’on appelle un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité. Il est délivré par la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de votre région.
Pour bénéficier de la qualification Qualiopi, il faut être un organisme spécialisé dans l’une de prestations suivantes :
- formation continue,
- formation par apprentissage,
- VAE (validation des acquis de l’expérience),
- bilan des compétences.
Le référentiel de qualité du label Qualiopi
Selon les experts de chez Formités, pour obtenir un label Qualiopi, un audit est mené sur les capacités de l’organisme de formation qui en fait la demande. Cet audit est axé autour de l’analyse de 7 critères qui comprennent en tout 32 indicateurs. Le respect du référentiel permet de garantir auprès du public une qualité de service irréprochable.
La communication effectuée autour de l’offre de formation
Vous devez prouver que votre organisme fournit des informations véridiques au public. Ce critère permet de prévenir la publicité mensongère. Pour le valider il faut communiquer sur les objectifs de votre formation, sa durée en heure et en jours, fournir des dates (début de la formation, délai d’inscription) et donner le coût de l’inscription. Vous êtes aussi tenu de communiquer sur les moyens pédagogiques mis en œuvre ainsi que sur le mode d’évaluation.
L’identification précise des objectifs
Le deuxième critère à respecter porte sur la capacité de l’organisme de formation à proposer des formations sur mesure. Cela vise à éviter des formations « prêt-à-porter ». L’objectif de ce critère est de répondre aux attentes de chaque étudiant. Pour respecter ce critère, il faudra respecter entre autres les points suivants :
- proposer des outils d’analyse des besoins,
- avoir des objectifs opérationnels,
- proposer des formations modulables,
- la possibilité d’effectuer un suivi individuel de chaque apprenant.
L’accompagnement du public bénéficiaire à chaque étape
Ce volet du référentiel de qualité de Qualiopi s’intéresse aux actions mises en œuvre pour accompagner les apprenants au cours de leur parcours du premier jour au dernier jour. L’objectif est de limiter les cas d’abandon en cours de formation.
Le bénéficiaire doit être informé de manière complète sur tous les aspects de la formation. Il doit savoir où elle se tiendra, les équipes qui interviennent et le matériel qui sera utilisé. Cette transparence a pour but de permettre à l’apprenant d’anticiper les éventuelles difficultés qu’il aura à rencontrer au cours du cursus.
Pour valider ce critère, il fait entre autres avoir un règlement intérieur, des conditions générales d’utilisation pour les LMS, fournir des informations sur la logistique et communiquer sur la présence ou non d’accès pour personnes handicapées.
L’adéquation de l’environnement aux besoins des élèves
Ce critère s’intéresse aux moyens mis en œuvre pour répondre aux besoins des apprenants. Il s’intéresse surtout au volet technique. Les moyens investis doivent correspondre à la formation et aux besoins des étudiants. Pour valider le 4e critère, il faut avoir des équipements adéquats (projecteurs, ordinateur, écran interactif). Il faut aussi posséder un plateau technique adapté à la formation ainsi qu’un espace documentaire. Les organismes qui proposent des formations à distance doivent avoir des sites de qualité.
Ce critère s’intéresse également au volet humain, surtout à l’aspect organisationnel. Il faut par exemple fournir une liste complète de tous les intervenants ainsi que l’organigramme de l’organisation.
Le niveau de qualification de tout le personnel de l’organisme
Il s’agit ici de prouver les compétences des ressources humaines de l’organisme de formation. Cela concerne aussi bien les intervenants internes et externes que le personnel administratif.
Le niveau d’investissement de l’organisme dans son propre environnement professionnel
Ce critère est assez délicat, car il est difficile à évaluer. En fait, il s’agit de déterminer si l’entreprise est compétitive dans son secteur de formation. Le but est d’amener les centres de formation à être à la pointe.
Pour valider ce 6e critère, il faut montrer que vous respectez le cadre légal en matière de formation professionnelle, que vous suivez les évolutions du marché de l’emploi et que vos formations répondent aux exigences modernes.
La présence de l’organisme de formation sur les réseaux sociaux par exemple est la preuve qu’elle essaie de suivre les évolutions technologiques. Il faut aussi veiller à faire partie des associations professionnelles en rapport avec votre domaine de formation.
Recueillir et prendre en compte les avis des clients
Ce critère évalue si l’organisme de formation prend en compte les retours des apprenants et des partenaires. Il vise à améliorer les prestations globales. En fait, le respect de ce critère est bénéfique aussi bien pour l’organisme que pour les apprenants.
En demandant aux usagers de donner leur avis sur la qualité des formations, vous leur montrerez que leur avis compte. Écouter cet avis vous aide à créer des relations plus fortes avec eux. C’est le meilleur moyen de gagner de précieux ambassadeurs pour le centre de formation.
Les étapes du processus d’obtention d’une certification Qualiopi
Pour commencer, il faut déposer une demande de labellisation. L’organisme de formation doit déposer un dossier de candidature en remplissant un formulaire. Ensuite, la demande doit être examinée. Un examen approfondi est réalisé sur les prérequis que nous avons cités plus haut. La demande doit être cohérente et ne doit pas cacher des liens d’intérêts.
Une fois que la demande est validée, on passe à l’audit interne. C’est la partie la plus délicate du processus d’obtention de Qualiopi. En effet, pour passer cette étape il faut valider les 7 critères et les 32 indicateurs qu’ils contiennent. Aucun ne doit faire défaut. L’auditeur évalue méticuleusement tous les aspects de l’organisation. Cela peut prendre des jours. La dernière étape consiste à donner le verdict. La décision de certification est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC).