La numérisation des workflows : enjeux et avantages pour l’entreprise

Même à l’ère du numérique, de nombreuses entreprises continuent de privilégier les documents papier qui engendrent une lourdeur dans les processus de traitement des diverses tâches. Ajoutez-y les erreurs, les pertes d’informations ainsi qu’une baisse de productivité. Les adeptes d’Excel font le même constat, avec des manques évidents pour les besoins des collaborateurs entre la phase de création d’un document et sa finalisation. Certaines étapes demandent en effet des solutions plus poussées et sécurisées pour optimiser leur travail en interne. Ainsi, l’adoption de solutions numériques et la digitalisation des workflows permettraient de structurer, de dématérialiser les échanges tout en assurant la traçabilité de toutes les étapes.

Excel : un outil pratique, mais pas aussi performant

Certes, Excel offre diverses fonctionnalités pratiques et faciles à prendre en main. Pourtant, cet outil a tout de même ses limites, ce qui engendre des retards récurrents, des tensions entre les services voire l’inefficacité du personnel.

De plus, la mauvaise qualité des données, les erreurs d’information ou encore une charte graphique non respectée peuvent survenir à tout moment. Ajoutez-y une sécurité limitée du fait d’une gestion des droits d’accès difficile. En d’autres termes, les fichiers les plus importants ne sont pas à l’abri d’une suppression par inadvertance. Par ailleurs, n’importe qui peut y accéder et les transmettre hors de l’entreprise, d’où la nécessité d’un autre outil, tel que la Solution logicielle BPM (Business Process Management) qui est disponible auprès des sites spécialisés comme Blueway.

logiciels BPM

La solution logicielle BPM pour optimiser vos workflows

Avant d’aller plus loin, il convient de définir le workflow. Ce terme est généralement utilisé pour désigner le processus séquentiel pour la réalisation d’une tâche. Pour faire simple, c’est la méthode utilisée pour effectuer un travail de A à Z. Forcément, les tâches sont très diversifiées, car il peut s’agir de l’écriture d’un livre, de la mise en place d’un système de facturation, etc. Il convient donc de s’organiser en fonction des tâches à accomplir au quotidien afin d’optimiser la productivité de chacun.

Exit les archives et les fichiers Excel qui risquent d’être supprimés du jour au lendemain. Pour optimiser l’efficacité de vos équipes, il est temps de se concentrer sur des outils plus innovants et de surcroît plus performants, dont le logiciel BPM qui permet de digitaliser vos processus et de sécuriser les informations. Ainsi, il ne sera plus nécessaire de manipuler Excel pour toutes les étapes de consolidation et de partage des informations. Les saisies sont effectuées via l’Interface Homme Machine ou IHM et au travers de formulaires.

En pratique, une approche BPM (Business Process Management) consiste à dessiner le process dans le but de s’accorder sur une vision globale et synchronisée. Cette étape est tout aussi importante que celle qui suivra. La seconde étape sera ainsi quant à elle basée sur la matérialisation du processus via les logiciels, afin de créer des pages de saisie et des formulaires. Enfin, le processus sera intégré au système pour la consolidation des informations.

Digitaliser le workflow via une solution BPM : les avantages

Conscientes des avantages procurés par les logiciels BPM, les entreprises délaissent petit à petit les outils classiques comme Excel. Grâce à la digitalisation du processus, les personnes concernées peuvent visualiser l’avancée des tâches. S’il est nécessaire qu’elles interviennent à un moment précis, les mécanismes d’alertes s’enclenchent systématiquement.

Les processus réalisés via une solution BPM permettent surtout de faciliter les saisies des données, puisque les champs à remplir sont pré-alimentés. Comptez aussi sur des fonctionnalités qui permettent de contrôler et de vérifier les données saisies à tout moment. Les utilisateurs peuvent également enregistrer au format brouillon, rédiger des commentaires, voire demander des informations complémentaires. Il ne faut pas oublier que le processus est entièrement sécurisé, qui plus est, la mobilité dans la réalisation des actions est un avantage considérable.

La norme BPMN 2.0, pour une notation facile à comprendre

Le BPMN ou Business Process Model and Notation est une méthode qui favorise la modélisation de processus d’affaires dans le but de décrire les chaînes de valeur. Il s’agit d’ailleurs d’une norme internationale ISO/CEI 19510. La dernière version qui est la 2.0.2 a été mise en place en 2013. Depuis, elle est maintenue par OMG ou l’Object Management Group. Ce dernier tient compte de 3 objets de base qui sont :

  • les tâches,
  • les branchements
  • les événements.

Ajoutez-y trois autres catégories qui sont :

  • les objets de connexion qui incluent les enchaînements d’activités,
  • les couloirs qui impliquent les lignes,
  • les artefacts qui comprennent les objets de données, les annotations ainsi que les groupes.

Le déploiement d’un BPM, une étape cruciale pour une entreprise

En renonçant aux outils peu performants comme Excel et en privilégiant le BPM, une entreprise s’attend systématiquement à automatiser les processus métier, à organiser les contenus et à contrôler efficacement les accès à ses données. Il lui sera aussi plus facile de contrôler les indicateurs de performance. Autrement dit, le déploiement d’une solution BPM au sein d’une société ne peut se faire du jour au lendemain, puisque les équipes IT doivent assurer la sécurité et la protection des informations. Ces dernières doivent en effet être préservées contre tout type de perte. Dans tous les cas, l’IT joue un rôle primordial dans le cadre d’un déploiement BPM au sein d’une entreprise comme le démontre cet article…

Par ailleurs, s’il s’avère que l’entreprise a choisi une plateforme de BPM sous la forme de services, le fournisseur IT est tenu responsable de la récupération après sinistre ainsi que du temps éventuel d’indisponibilité. Ainsi, avant d’opter pour une offre ou pour un fournisseur, pensez à lire les niveaux de services proposés. Il est aussi très important de comprendre ses engagements. De ce fait, si vous souhaitez optimiser les performances de votre organisation, il est important de s’assurer que votre fournisseur est apte à répondre à vos attentes, voire à vos exigences en matière de disponibilité. En sus, n’oubliez pas de vérifier que le support œuvrant pour la résolution des problèmes est bien disponible si nécessaire.

L’idéal serait de se fier à une plateforme d’intégration complète qui respecte le processus et qui évolue en fonction de vos besoins. Elle doit également être au service de l’organisation, valoriser les informations et les éditer sous les formats souhaités par le client. Pour plus d’efficacité, une solution BPM est souvent combinée avec un MDM (Master Data Management), une ESB (Entreprise Service Bus) ainsi qu’une API Management.