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Si la période de paie est généralement source de sérénité, voire de joie pour la quasi-totalité des salariés, elle est synonyme de tâches délicates et fastidieuses pour la direction et notamment le service RH. La gestion de la paie comprend plusieurs étapes et requiert une certaine expertise, mais il ne s’agit pas d’une fatalité. Il est désormais possible de l’automatiser grâce à de nombreuses solutions informatiques, notamment le logiciel de paie. Nous vous expliquons comment faire pour automatiser votre paie.
Adoptez un bon logiciel de paie pour gérer les paiements des salariés
L’automatisation de la paie consiste à utiliser un logiciel permettant aux agents du service paie de gagner du temps et de fournir moins d’efforts tout en étant efficaces. En effet, la paie est une mission essentielle qui requiert de la justesse et de la vigilance. Pourtant, il s’agit d’une tâche à faible valeur. De nos jours il existe plusieurs logiciels de paie gratuits et selon cet article de Payfit, un bon logiciel doit être complet et permettre de faire de nombreuses tâches essentielles :
- automatiser l’établissement des fiches de paie (dématérialisation les fiches de paie, pour que les collaborateurs puissent recevoir plus rapidement leurs bulletins de salaire par mail ou via un outil à accès règlementé),
- automatiser la déclaration d’impôt (respecter la législation en vigueur en facilitant la démarche, les logiciels se mettent à jour automatiquement en cas de changement du taux d’imposition),
- minimiser les erreurs que ce soit en matière de disposition légale ou en matière de calcul de salaire et des indemnisations spéciales,
- mieux gérer les absences, les heures supplémentaires et autres incidents pouvant impacter sur le montant de la rémunération,
- archiver des pièces justificatives,
- minimiser les coûts en faisant moins travailler les préposés sur cette tâche,
- améliorer la communication interne,
- optimiser la performance des équipes RH.
Bref, les logiciels de paie ne servent pas uniquement à la gestion de la paie proprement dite. Ce sont des outils de gestion RH assez complets. Les autres services et directions peuvent également en tirer profit selon la particularité de leurs tâches.
En outre, les concepteurs de ces logiciels proposent généralement des versions adaptées à chaque client. Les versions pour PME sont logiquement moins coûteuses, mais limitées en matière de fonctionnalités, contrairement aux versions avancées, prévues pour les grandes entreprises.
Réalisez un audit interne pour utiliser votre logiciel de paie de manière optimale
Après avoir mis en place le logiciel de paie idoine, vous devez réaliser un audit. Cela vous permettra de vous structurer afin d’utiliser votre logiciel d’automatisation efficacement. L’audit doit faire la lumière sur les procédures et pratiques incompatibles au lancement de votre logiciel.
Définissez une organisation plus pertinente et plus performante, quitte à réattribuer certains rôles, certaines tâches et certains accès. Ce dernier élément, à savoir l’accès, est important pour la sécurisation de l’outil, surtout pour les entreprises gérant un grand volume d’informations personnelles et confidentielles.
Le paramétrage du logiciel de paie
Habituellement, l’éditeur du programme réalise lui-même l’ensemble du paramétrage du logiciel même si l’entreprise doit émettre son avis et faire part de ses préférences sur certains points. Certains points non essentiels au fonctionnement du logiciel doivent être paramétrés par vos soins.
Par ailleurs, l’éditeur doit également proposer une formation pour les futurs utilisateurs et un accompagnement à leurs débuts. La prochaine étape consiste à intégrer les données dans le logiciel et la réalisation de tests avant sa mise en route.
Les avantages du logiciel d’automatisation de paie
L’automatisation de la paie offre plusieurs avantages importants aux entreprises. Tout d’abord, cela permet à l’entreprise de gérer elle-même tout son processus RH. Elle n’est plus obligée de solliciter les services d’un prestataire externe, même pour des tâches ponctuelles comme l’expertise d’un comptable ou encore la prestation d’une société de gestion de paie. Avoir la mainmise sur le service paie et la gestion du personnel permet de répondre plus rapidement aux besoins des collaborateurs. Cela permet également de payer leurs salaires un peu plus tôt, ce qui est loin d’être anodin pour les employés. Elle ne doit, en effet, pas attendre le retour du gestionnaire pour répondre aux demandes.
En outre, les logiciels d’automatisation de paie coûtent globalement moins cher que le service d’un prestataire. Selon les statistiques, une fiche de paie automatisée fait économiser environ 10 € par mois à une entreprise, par rapport à un service externalisé. Utiliser ces logiciels est même plus économique que le fait de confier cette tâche à vos salariés en interne.
Automatiser la paie présente toutefois un envers du décor à anticiper. En général, cette alternative est difficile à mettre en place pour les dossiers complexes. De plus, cela ne déleste pas totalement l’entreprise d’une équipe dédiée à la paie puisque les vérifications sont toujours de rigueur. Enfin, gardez à l’esprit qu’une bonne partie de vos données sont hébergées par le fournisseur du logiciel.