Optimiser la gestion du courrier d’une entreprise

L’organisation et le traitement du courrier dans une entreprise sont des tâches importantes et complexes. Bien qu’elle paraisse simple, cette dernière ne l’est pourtant pas. Et pour cause, la gestion du courrier consiste à récupérer le courrier entrant et sortant, à faire le tri, à rédiger les réponses, à mettre sous pli, à procéder à l’envoi du courrier simple ou en recommandé avec A4 avec AR à imprimer notamment. Parce qu’il représente un poste de dépense important pour toute entreprise (cela peut représenter jusqu’à 10% du chiffre d’affaires), gros plan sur quelques-unes des astuces existantes pour en avoir une gestion optimale

Gestion du courrier : le matériel

Un espace doit être exclusivement réservé à cette tâche. Les équipements peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais quoi qu’il en soit, il convient d’avoir des enveloppes de différentes dimensions, une machine à affranchir répondant aux normes instaurées par La Poste avec une mise sous plis automatiques au-delà de 15/20 enveloppes au départ par jour. Dans tous les cas, la machine doit répondre aux besoins, aux volumes, aux formats d’enveloppes, au nombre d’utilisateurs notamment. En marge, il convient aussi de se munir d’un destructeur de documents pour transformer un support confidentiel, sensible sur le plan juridique ou financier à jeter en petits morceaux en toute sécurité. Si les modèles classiques permettent de détruire des documents papier, d’autres permettent de détruire des cartes bancaires ou encore des CD pour que les données personnelles confidentielles soient tenues secrètes jusqu’à leur destruction.

Gestion du courrier : le personnel 

Envoi de factures, confirmation de commande, correspondance entrante et sortante, envoi de colis, rappel avec recommandé … la gestion du courrier comprend donc de nombreuses actions. Cette tâche demande donc un personnel dédié, formé, mais aussi faisant preuve de discrétion et de fiabilité. Le personnel choisi doit faire preuve de rigueur dans l’application des consignes souhaitées. Bien entendu, dépendamment de l’entreprise, la ou les personne(s) dédiée(s) à la gestion du courrier peuvent aussi avoir d’autres responsabilités. Accueil physique et téléphonique, gestion des salles de réunion, gestion de l’espace détente notamment, l’important est donc d’organiser le temps de travail et de définir l’arrivée du courrier pour ne pas retarder sa distribution et collecter le courrier sortant à des horaires définis. Une astuce qui permet alors d’optimiser le travail de chacun. Bien entendu, les postes de travail doivent assurer le bien-être

Gestion du courrier : la G.E.D.

La G.E.D. (Gestion Électronique de Documents) permet également d’améliorer la gestion du courrier. Ce dispositif met en œuvre des systèmes de numérisation des documents papiers, mais aussi l’indexation et le classement de ces derniers, sans oublier le stockage l’accès et la diffusion de ces derniers. À l’heure de la dématérialisation des actes administratifs, la gestion des documents se dématérialise aussi. Et cerise sur le gâteau, ce dispositif inclut la possibilité de définir des accès différenciés selon les utilisateurs. Idéal pour assurer la traçabilité, la circulation des flux de documents à toutes les échelles de l’entreprise.

Gestion du courrier : l’externalisation

Dépendamment des entreprises, la gestion du courrier peut revêtir une importante particulière. Rien de tel que de s’appuyer sur l’expertise de prestataires spécialisées pour la gestion de certains d’entre eux comme les fiches de paie par exemple. Il peut également s’agir de déléguer une partie de la gestion du courrier à un tiers qui transforme un mail en courrier physique et se charge de tout de l’impression à l’affranchissement jusqu’à l’expédition. Une option qui peut permettre de gagner du temps dans le cadre de l’envoi de courriers imprimés en marge d’autres opérations marketing. Dans tous les cas, il ne faut négliger aucune piste pour optimiser sa gestion du courrier.