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Le contrôle fiscal est souvent redouté par les dirigeants d’entreprise. Pourtant, une bonne préparation permet d’aborder sereinement cette étape. Au cœur de ce processus se trouve le Fichier des écritures comptables (FEC), un outil clé pour l’administration fiscale. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le FEC pour être en conformité.
Qu’est-ce que le Fichier des écritures comptables ?
Le Fichier des écritures comptables (FEC) est un document numérique demandé par l’administration fiscale lors d’un contrôle. Il regroupe l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise sur un exercice donné. Son objectif principal est de permettre aux agents du fisc de vérifier la cohérence entre la comptabilité de l’entreprise et les déclarations fiscales transmises.
Le FEC doit être remis aux contrôleurs selon les modalités précisées dans l’avis de vérification. Un délai d’environ 15 jours est généralement accordé à l’entreprise pour préparer ce fichier. Attention, la non-remise du FEC dans les temps peut entraîner une amende de 5 000 €.
Quelles entreprises sont concernées par l’obligation du FEC ?
L’obligation de fournir un FEC s’applique à toutes les entreprises qui :
– Utilisent des systèmes informatisés pour leur comptabilité
– Sont soumises à un régime réel d’imposition
En pratique, cela concerne la quasi-totalité des entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur secteur d’activité : commerces, artisans, industries, professions libérales, etc.
Les seules exceptions concernent les entrepreneurs individuels (EI) sous le régime de la micro-entreprise, dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 188 700 € pour les activités commerciales ou 77 700 € pour les prestations de service (plafonds 2023).
Comment générer le FEC avec votre logiciel comptable ?
Le FEC n’est pas automatiquement créé par votre logiciel comptable. Vous devez le générer manuellement en utilisant une fonction spécifique, généralement nommée « Exporter le FEC ». Cette option se trouve souvent dans les menus « Fichier », « Documents » ou « Déclarations » de votre logiciel.
Lors de l’export, vous aurez le choix entre un FEC provisoire et un FEC définitif. C’est ce dernier qu’il faut transmettre à l’administration fiscale. Notez que le FEC ne peut être généré que pour les exercices déjà clôturés, les contrôles ne portant pas sur les exercices en cours.
Il est crucial de maintenir votre logiciel comptable à jour pour garantir la conformité du FEC aux dernières normes en vigueur.
L’attestation de conformité FEC : un document complémentaire important
En plus du FEC lui-même, la plupart des logiciels comptables permettent de générer une attestation de conformité FEC. Ce document standardisé fournit des informations sur la version du logiciel utilisé et les modalités de contrôle du fichier.
Ne confondez pas cette attestation avec le FEC : il s’agit de deux fichiers distincts, tous deux importants en cas de contrôle fiscal.
Pourquoi l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est-elle recommandée ?
Bien que l’utilisation d’un logiciel de comptabilité ne soit pas légalement obligatoire, elle est fortement recommandée. En effet, si vous tenez votre comptabilité sur un tableur comme Excel, vous ne pourrez pas générer automatiquement un FEC conforme.
Des retraitements manuels seraient alors nécessaires, avec un risque élevé d’erreurs et de non-conformité. C’est pourquoi il est préférable d’utiliser un logiciel comptable dédié ou d’externaliser votre comptabilité auprès d’un expert-comptable.
Le format et la structure du FEC : les éléments à connaître
Le FEC doit respecter un format précis pour être accepté par l’administration fiscale. Il doit contenir 18 types d’informations pour chaque écriture comptable, présentées dans un ordre spécifique :
1. Code journal
2. Libellé journal
3. Numéro de l’écriture comptable (séquence continue)
4. Date de comptabilisation
5. Numéro de compte
6. Libellé de compte
7. Numéro de compte auxiliaire
8. Libellé de compte auxiliaire
9. Référence de la pièce justificative
10. Date de la pièce justificative
11. Libellé de l’écriture comptable
12. Montant au débit (ou montant)
13. Montant au crédit (ou sens)
14. Lettrage de l’écriture comptable
15. Date de lettrage
16. Date de validation de l’écriture comptable
17. Montant en devise
18. Identifiant de la devise
Le respect scrupuleux de cette structure est essentiel pour éviter tout rejet du fichier par l’administration fiscale.
Les bonnes pratiques pour préparer et transmettre votre FEC
Pour vous assurer que votre FEC sera accepté sans difficulté lors d’un contrôle fiscal, voici quelques bonnes pratiques à adopter :
1. Vérifiez régulièrement la conformité de votre FEC, sans attendre un contrôle fiscal. Certains logiciels proposent des outils d’auto-diagnostic.
2. Conservez vos FEC pendant au moins 6 ans, durée légale de conservation des documents comptables.
3. Testez la lisibilité de vos FEC avec le logiciel gratuit Test Compta Demat mis à disposition par la DGFiP.
4. Assurez-vous que toutes les écritures sont validées avant de générer le FEC définitif.
5. Vérifiez la cohérence entre le FEC et vos déclarations fiscales (TVA, résultat fiscal, etc.).
6. En cas de changement de logiciel comptable, assurez-vous de pouvoir toujours générer les FEC des exercices antérieurs.
Les conséquences d’un FEC non conforme ou non transmis
La non-transmission du FEC ou la transmission d’un fichier non conforme peut avoir des conséquences sérieuses :
– Une amende de 5 000 € en cas de non-présentation du FEC
– Un rejet de comptabilité, permettant à l’administration fiscale d’évaluer d’office les bases d’imposition
– Une majoration de 10% des droits mis à la charge du contribuable
– Dans les cas les plus graves, des poursuites pour opposition à contrôle fiscal
Il est donc crucial de prendre au sérieux la préparation et la transmission du FEC pour éviter ces sanctions.
L’évolution du FEC : vers une normalisation accrue
Le FEC est un outil en constante évolution. L’administration fiscale travaille à une normalisation accrue de son format pour faciliter les contrôles et l’exploitation des données. Les entreprises doivent donc rester vigilantes et s’adapter aux nouvelles exigences.
Parmi les évolutions possibles, on peut citer :
– L’intégration de nouvelles informations, comme les références aux pièces justificatives numérisées
– Le développement d’outils d’analyse automatisée par l’administration fiscale
– Une harmonisation au niveau européen des normes de fichiers d’audit fiscal
Ces évolutions visent à renforcer l’efficacité des contrôles fiscaux tout en simplifiant à terme les démarches pour les entreprises.
Le Fichier des écritures comptables est devenu un élément central du contrôle fiscal. Sa maîtrise est indispensable pour tout dirigeant d’entreprise soucieux de sa conformité fiscale. En respectant les règles de format, en utilisant un logiciel comptable adapté et en adoptant les bonnes pratiques, vous serez prêt à affronter sereinement un éventuel contrôle fiscal.
