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L’E-procurement fait partie des solutions digitales grâce auxquelles les responsables des achats peuvent passer auprès de fournisseurs des commandes internes dans le strict respect des process de l’entreprise. Au-delà de cette tâche, il s’agit d’un moyen assez innovant de gérer de manière efficace des stocks, des expéditions, etc. Très novateur, ce système offre à ses utilisateurs de multiples avantages. Nous vous fournissons dans cet article toutes les informations sur ce concept afin de vous aider à trouver un prestataire répondant à vos besoins dans ce domaine.
E-procurement : de quoi s’agit-il ?
Diminutif de l’expression anglaise Electronic Procurement, E-procurement est un terme qui signifie en français approvisionnement électronique. Il s’agit d’un système innovant qui permet à toute entreprise de réaliser ses achats via une solution dématérialisée de ses transactions : gestion des stocks, expéditions, commandes, etc. Les entités qui l’utilisent procèdent ainsi à une dématérialisation des opérations commerciales effectuées avec leurs fournisseurs en vue de l’optimisation du processus d’achat. Le ministère de la Culture française donne de l’E-procurement la définition suivante : « une gestion centralisée des approvisionnements et des acquisitions d’une entreprise par le biais d’une plateforme électronique ».
Soulignons que cette solution fournisseur intelligente n’est destinée qu’aux seuls achats en entreprise comme vous le lirez sur cet article, en d’autres termes, c’est un système qui convient parfaitement aux transactions Business to Business. Consistant en des achats entre un professionnel et un particulier, les transactions issues du secteur Business to Customer en sont exclues. Tel que défini et présenté, l’E-procurement concerne tous les niveaux ou presque de l’entité qui l’emploie. C’est un outil qui s’adresse notamment :
- au responsable des achats,
- au personnel du service achat,
- au service statistique et d’analyse financière,
- au service comptabilité et financier.
Le gestionnaire de stock et bien d’autres employés encore font également partie du personnel d’une entreprise susceptible d’utiliser une solution de gestion centralisée comme l’E-procurement.
E-procurement : comment ça marche ?
Pour ce qui est de son fonctionnement, l’E-procurement comporte trois grandes étapes qui sont spécifiques au processus Procure to Pay : sélection des produits, envoi de la commande et réception de la facture.
Le choix des produits
Cette première phase du processus d’E-procurement consiste pour les entreprises à rendre sur une plateforme déterminée. Celle-ci peut être un site marchand B2B ou encore un catalogue en ligne. Elles accèdent ainsi à l’intégralité de l’offre de leur fournisseur qui inclut les conditions contractuelles telles que les remises, les produits choisis, etc. Elles sélectionnent minutieusement les produits avant d’envoyer en quelques clics leur demande d’achat qui intègre leur système d’achat. Elle suit alors le circuit de validation prédéfini.
L’expédition de la commande
Après validation, la demande d’achat se change en commande. Ensuite, un envoi automatique de celle-ci au fournisseur est effectué par le biais d’une place de marché ou sous la forme d’un document électrique. Dès lors, ce dernier se charge de préparer de façon instantanée les produits en vue de leur livraison.
La réception de la facture
Grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent recevoir une facture sous la forme d’un document ou d’un fichier PDF. Certifiée par un tiers de confiance, celle-ci est rapprochée de manière automatique de la commande. Ce qui leur permet de déclencher le paiement.
Quelles sont les applications de l’E-procurement en entreprise ?
Concernant les applications de l’E-procurement en entreprise, sachez que ce système assure une gestion personnalisée des achats. En plus de la mise à disposition d’une plateforme ainsi que d’un portail d’achat, il permet d’apprécier la situation des achats de l’entité à tout moment. Il sert d’outil de consultation de la répartition des budgets entre les services concernés. En optant pour cette solution, vous disposez également d’un catalogue de produits constamment mis à jour tout en limitant les ruptures de stock chez le fournisseur. L’E-procurement se présente en outre comme un outil approprié de gestion comptable de vos achats, mais aussi de facturation et de vos commandes. Pour ce faire, les structures utilisatrices peuvent tirer parti de nombreux produits dématérialisés comme les logiciels :
- d’émission de factures commerciales,
- de création de devis,
- de validation et de passation de commandes fournisseur.
Comme vous pouvez le constater, tous ces éléments susmentionnés font de l’E-procurement une solution multifonction dédiée à l’approvisionnement en ligne.
Quels sont les avantages de l’E-procurement pour les entreprises ?
L’E-procurement se présente comme un outil de centralisation et d’automatisation des interactions entre les différentes parties prenantes que sont le service achat des entreprises, les utilisateurs finaux et les fournisseurs. À ce titre, c’est une solution qui vous offre plusieurs avantages. Parmi les principaux bénéfices de ce système, citons entre autres :
- la réalisation d’économies non négligeables,
- la suppression des processus à faible valeur ajoutée pour les entreprises,
- le raccourcissement de l’ensemble des délais,
- la parfaite maîtrise des dépenses.
Grâce à l’E-procurement, les entreprises ont une vision assez précise et en temps réel de leurs dépenses en profitant au maximum du système de reporting. Il devient dès lors plus aisé pour ces dernières d’assurer un contrôle efficient de leurs dépenses ainsi qu’une gestion optimisée de leur budget. Elles peuvent par conséquent mettre en place une stratégie adaptée à leurs besoins en décelant les différents axes d’amélioration.
Les critères pour bien choisir votre service d’E-procurement
Le choix d’un service d’E-procurement ne se fait pas au hasard. Pour trouver une solution à la hauteur de leurs attentes, les entreprises doivent tenir compte de la qualité des prestations proposées. En ce sens, il est important de vérifier que l’offre du prestataire qui vous intéresse est parfaitement adaptée à vos besoins. De plus, vous devez vous assurer que celui-ci met à votre disposition une plateforme garantissant un processus d’achat rapide. Dans le même ordre d’idées, le fournisseur de service d’E-procurement doit être également en mesure de vous offrir un accompagnement afin de simplifier les tâches administratives.
N’hésitez pas à lire les avis et commentaires d’anciens clients afin de vous faire une idée de la fiabilité de l’entreprise d’E-procurement avec laquelle vous souhaitez collaborer.
