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La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) est un passage obligé pour tout employeur souhaitant embaucher un nouveau salarié. Découvrez ce qu’il faut savoir sur ce document indispensable à l’embauche et comment le remplir efficacement.
Qu’est-ce que la Déclaration Unique d’Embauche ?
La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) est une démarche administrative obligatoire effectuée par l’employeur lors de l’embauche d’un nouveau salarié, qu’il soit en contrat à durée indéterminée (CDI), contrat à durée déterminée (CDD) ou en contrat de travail temporaire. Cette déclaration permet de regrouper plusieurs formalités liées à l’embauche et facilite ainsi les démarches des entreprises.
La DUE est réalisée en ligne, auprès de l’URSSAF, et doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant la date prévue du début du contrat de travail. Elle remplace notamment la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Pourquoi est-elle importante ?
La Déclaration Unique d’Embauche est essentielle pour plusieurs raisons :
- Elle permet de vérifier si le futur salarié peut exercer légalement une activité professionnelle en France, notamment s’il s’agit d’un étranger non européen.
- Elle constitue une preuve de l’embauche auprès des organismes sociaux et fiscaux, et permet ainsi de bénéficier des exonérations de cotisations sociales et autres aides à l’embauche.
- En cas de contrôle de l’inspection du travail, elle permet de justifier que toutes les démarches administratives liées à l’embauche ont été effectuées.
Comment remplir la Déclaration Unique d’Embauche ?
Pour remplir la DUE, il faut suivre plusieurs étapes :
- Créer un compte sur le site de l’URSSAF (www.urssaf.fr) ou se connecter si vous en avez déjà un.
- Cliquer sur « Effectuer une déclaration » dans votre espace personnel.
- Sélectionner « Déclaration Unique d’Embauche » et cliquer sur « Créer une nouvelle DUE ».
- Renseigner les informations demandées concernant l’employeur, le salarié et le contrat de travail. Ces informations incluent notamment :
- Les coordonnées de l’entreprise (SIRET, adresse, etc.)
- Les coordonnées du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, etc.)
- Le type de contrat (CDI, CDD, etc.)
- La durée du contrat (si CDD ou contrat temporaire)
- L’intitulé du poste et la convention collective applicable
- La rémunération et les éventuelles exonérations de cotisations sociales
- Valider la déclaration en la signant électroniquement.
Une fois la déclaration validée, un récépissé de dépôt est délivré par l’URSSAF. Ce document doit être conservé par l’employeur pendant au moins 5 ans.
Que faire en cas d’erreur ou de modification ?
En cas d’erreur ou de modification à apporter à une DUE déjà déposée, il est possible de réaliser une déclaration rectificative. Pour cela, il faut se connecter à votre espace personnel sur le site de l’URSSAF, sélectionner la DUE concernée et cliquer sur « Modifier ». Il est alors possible d’apporter les modifications nécessaires et de valider à nouveau la déclaration.
Il est important de noter que certaines modifications ne peuvent pas être effectuées en ligne, notamment si elles concernent les informations relatives au salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance). Dans ce cas, il est nécessaire de contacter l’URSSAF pour effectuer la rectification.
Conclusion
La Déclaration Unique d’Embauche est un document incontournable lors de l’embauche d’un nouveau salarié. Elle permet à l’employeur d’être en conformité avec les obligations administratives et sociales liées à l’embauche. Grâce à cette démarche simplifiée et regroupant plusieurs formalités, les entreprises peuvent gagner du temps et se concentrer sur leur développement. N’oubliez pas de conserver précieusement le récépissé de dépôt et de rectifier rapidement toute erreur ou modification nécessaire.
