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Les systèmes de gestion du temps et des présences peuvent être avantageux pour les entreprises de nombreuses façons. Avec autant de choix, cependant, il peut être difficile de déterminer lequel répondra le mieux à vos besoins. Si vous pensez à ce système, nous vous montrons tout ce que vous devez savoir sur eux.
Les systèmes numériques de temps et de présence
Les systèmes de gestion du temps et des présences permettent aux employés de pointer à l’entrée et à la sortie. Ils fonctionnent par voie électronique au moyen de pointeuses, d’ordinateurs connectés à Internet, d’appareils mobiles. Ils permettent également de :
- Surveiller les employés mobiles grâce à la géolocalisation
- Gérer les congés payés et les heures supplémentaires
- Créer les horaires des employés
- Fournir des rapports de travail détaillés
- Donner des données sur les personnes qui travaillent, qui sont absentes et qui sont en retard
Bon nombre de ces systèmes offrent des solutions dans Cloud ou dans votre propre serveur.
Avantages et inconvénients
Son plus grand avantage est qu’ils éliminent le besoin de cartes de temps manuelles. Tout le temps est collecté électroniquement, avec les calculs effectués pour vous. Cela réduit les risques d’erreurs et libère le comptable pour travailler à d’autres tâches. Autre point positif, ces systèmes gèrent tous vos besoins en temps, comme :
- La présence des employés
- La prise de force et ordonnancement dans un seul programme
Cela peut être à la fois rentable et stimuler la productivité. Son plus grand inconvénient est qu’ils sont plus coûteux que l’ancienne méthode manuelle. Un autre inconvénient potentiel est qu’ils forcent souvent les employeurs à réfréner la perception de la micro gestion.
Coûts
La structure des coûts de ces systèmes dépend de votre choix, sur site ou dans Cloud. Ceux dans Cloud ont des coûts mensuels, plus faibles, tandis que ceux sur site ont des frais uniques plus élevés. Sur site, vous payez tous vos coûts à l’avance. Vous pouvez vous attendre à payer plusieurs centaines d’euros pour le logiciel, les licences pour chaque employé et l’installation. Après cela, il n’y a plus de frais mensuels pour le service. Dans Cloud, la plupart des services facturent des frais par utilisateur. Ils varient de 1 à 10 € par employé par mois. Certains services imposent également des frais mensuels minimums.
Éléments à rechercher dans un système numérique de gestion des temps et de présences
Avec autant de systèmes sur le marché, il peut être difficile de savoir lequel est le mieux adapté à votre entreprise. Lorsque vous achetez un système, les experts disent qu’il y a plusieurs choses que vous devriez rechercher :
- Des options flexibles de suivi du temps
- Comptabilisation précise du temps
- Suivi de tous les problèmes de temps
- Compatibilité mobile
- Facilité d’utilisation
- Intégrations
- Alertes proactives
- Fonctions de piste de vérification
Comment organiser et gérer au mieux les congés de ses employés ?
On pense souvent à tort, qu’il est très simple de gérer les congés de ses employés, mais c’est loin d’être le cas. Nous allons donc vous donner quelques conseils pour vous en sortir au mieux.
Avant de nous lancer dans le vif du sujet, il est important de faire un petit rappel à la loi.
- Un salarié, qu’il travaille à plein temps ou à temps partiel, a le droit au minimum à 30 jours ouvrables de congés, soit 25 jours ouvrés.
- Un salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables, pendant une période allant du 1er mai au 31 octobre.
Vous devez informer votre employé de ses dates de vacances au moins 1 mois en avance. Si vous souhaitez lui imposer des congés, vous devez également respecter ce délai. La modification de ces dates doit également respecter ce délai, sauf bien entendu circonstances exceptionnelles. Une petite remarque, la modification de la date (moins d’un mois avant) n’est pas considérée comme abusive, si elle est motivée par une raison valable (bonne marche de l’entreprise, commandes imprévues). Par contre, le salarié est en droit de réclamer un dédommagement financier.
Il vous faut maintenant passer aux congés. Le plus simple est de faire partir tous vos employés en même temps, mais ce n’est souvent pas possible, pour faire fonctionner votre entreprise. Vous devrez dans ce cas, fixer un ordre de départ. Vous pouvez, par exemple, tenir compte :
- l’ancienneté du salarié
- la situation familiale
- l’activité lié au salarié lui-même
Quel que soit le choix, vous devez impérativement en informer vos employés.
Pour simplifier toutes ces obligations légales, sachez qu’il existe un logiciel pour les RH. Vous pourrez ainsi gérer facilement :
- les RTT
- les heures supplémentaires
- les congés
- …
et offrir à chacun d’entre eux, la possibilité de voir où ils en sont, sans qu’ils aient besoin de venir vous voir.
