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La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour tout employeur avant d’embaucher un salarié. Grâce à la digitalisation des services, cette démarche est désormais simplifiée et accessible en ligne. Cet article vous présente les différentes étapes pour effectuer votre DPAE en ligne, ainsi que les avantages et les obligations légales liées à cette procédure.
Qu’est-ce que la DPAE ?
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité administrative qui vise à informer les services de l’Etat de la volonté d’un employeur d’embaucher un nouveau salarié. Cette déclaration doit être effectuée pour chaque embauche, qu’il s’agisse d’un contrat à durée indéterminée (CDI), d’un contrat à durée déterminée (CDD), d’un contrat d’apprentissage ou encore d’un contrat de professionnalisation.
La DPAE permet notamment :
- d’immatriculer le salarié auprès de la Sécurité sociale,
- d’informer le service de santé au travail,
- d’enregistrer le contrat de travail auprès des organismes compétents,
- d’informer Pôle emploi du recrutement.
Pourquoi effectuer sa DPAE en ligne ?
Depuis quelques années, il est possible d’effectuer sa DPAE directement en ligne, via le site de l’Urssaf ou celui de la MSA (Mutualité sociale agricole) pour les entreprises du secteur agricole. Cette démarche simplifiée présente plusieurs avantages :
- un gain de temps, puisque le processus est plus rapide qu’une déclaration papier,
- la réduction des erreurs, grâce à un formulaire pré-rempli et des champs de saisie obligatoires,
- une meilleure traçabilité, avec un accusé de réception électronique qui atteste de la bonne prise en compte de la déclaration,
- une sécurisation des données, grâce à une connexion sécurisée et un accès personnalisé.
Comment effectuer sa DPAE en ligne ?
Pour réaliser votre déclaration préalable à l’embauche en ligne, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Créer un compte sur le site de l’Urssaf ou de la MSA, selon votre secteur d’activité. Pour cela, munissez-vous de votre numéro SIRET et de votre code NAF.
- Accéder à la rubrique « Déclarations » et sélectionner « Déclaration préalable à l’embauche ».
- Remplir le formulaire en ligne avec les informations demandées : identité et coordonnées du salarié, type de contrat, durée du travail, date d’embauche prévue, etc. Certaines informations sont pré-remplies grâce à votre compte employeur.
- Valider la déclaration. Un accusé de réception électronique vous sera envoyé par mail, attestant de la bonne prise en compte de votre DPAE.
Notez que vous devez effectuer cette démarche dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié, afin de respecter les délais légaux. Toutefois, il est recommandé de ne pas attendre le dernier moment pour éviter d’éventuels problèmes techniques ou retards.
Quelles sont les obligations légales liées à la DPAE ?
La réalisation d’une DPAE est une obligation légale pour tout employeur. En cas de non-respect de cette procédure, l’entreprise encourt des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 7 600 euros par salarié concerné (article L1221-10 du Code du travail).
Par ailleurs, en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’employeur qui n’a pas effectué la DPAE pourra être tenu pour responsable et se voir imposer des cotisations supplémentaires par les organismes sociaux.
En conclusion : la DPAE en ligne, une solution rapide et sécurisée
La déclaration préalable à l’embauche en ligne constitue une avancée majeure dans la simplification des démarches administratives pour les entreprises. Elle permet un gain de temps considérable et renforce la sécurité des données transmises. Cependant, il convient de respecter scrupuleusement les délais et les obligations légales liées à cette procédure, sous peine de sanctions financières.
