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Les entretiens dans les entreprises sont souvent menés en face à face entre les employés et les responsables des ressources humaines. Cette manière de procéder peut s’avérer fastidieuse, surtout si l’on doit gérer un grand nombre de salariés. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises cherchent à numériser leur processus d’entretien afin de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts associés. Quels sont les avantages de la digitalisation des entretiens individuels ? Quelles sont les meilleures pratiques à adopter pour y parvenir ?
Les avantages de la numérisation du processus d’entretien
La numérisation du processus d’entretien présente de nombreux avantages dans la gestion des ressources humaines. Les entretiens en ligne éliminent certains coûts en permettant aux salariés de passer l’entretien depuis n’importe où avec une connexion internet. D’après le site Quickms.fr, il existe des logiciels permettant aux entreprises d’organiser les entretiens plus rapidement. Ces solutions digitales aident aussi à gagner du temps et à limiter les dépenses des structures.
Les entretiens numériques permettent également d’atteindre un plus grand nombre d’employés, en surmontant les limites géographiques. Ceci sera particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des salariés répartis sur le territoire national, voire à l’étranger. Les entretiens digitalisés permettent par ailleurs d’enregistrer et de conserver le processus, ce qui permet aux équipes RH ou aux dirigeants de réexaminer les entretiens afin d’optimiser le processus. Ces enregistrements sont également utiles pour la formation de nouveaux employés.
Comment s’y prendre pour numériser ce processus ?
Pour digitaliser le processus, vous pouvez utiliser un logiciel d’entretien qui permet de planifier les rendez-vous, d’envoyer des rappels aux employés et de préparer les questions. Il permet aussi de suivre les résultats en intégrant des feedbacks à 360 degrés et en analysant les données. Il existe aussi des outils de vidéoconférence qui permettent de mener des entretiens en direct. Ces outils permettent au personnel de participer à l’entretien depuis leur ordinateur ou leur téléphone portable.
Vous pouvez également opter pour les entretiens vidéo préenregistrés qui sont une option plus flexible permettant aux candidats de répondre à des questions à leur propre rythme. Ils pourront ensuite les envoyer au responsable RH ou à l’employeur pour examen. Les employeurs peuvent ainsi examiner les réponses quand ils le souhaitent.
Conseils pour assurer la réussite de l’entretien numérique
Avant tout, vous devez tester votre caméra et votre microphone avant le rendez-vous. Assurez-vous également d’avoir une connexion internet stable et rapide. Trouvez aussi un endroit calme et suffisamment éclairé. Évitez surtout les endroits bruyants et désactivez les notifications de votre ordinateur ou de votre téléphone pour éviter les interruptions. Bien que l’entretien individuel se déroule en ligne, vous devez porter une certaine attention aux détails comme soigner le décor derrière vous, par exemple.
Familiarisez-vous avec le parcours du salarié dans l’entreprise et préparez une liste de questions pertinentes. Pendant l’entretien d’évaluation, écoutez bien les réponses de l’employé et posez des questions de suivi pour mieux comprendre ses attentes. Vous pouvez aussi donner des informations sur les projets de l’entreprise et proposer des formations en interne si la personne souhaite évoluer vers un autre poste.
