Comment organiser l’assemblée générale de sa société ?

Tout au long de la durée de vie d’une entreprise, le dirigeant doit convoquer -au moins une fois par an- les actionnaires et les divers associés pour une assemblée générale, ou AG pour les intimes. Malheureusement, l’organisation de cette dernière reste une véritable bête noire pour tous les gérants d’entreprise. Et pour cause, plusieurs points doivent être pris en compte. Même s’il est désormais possible de confier cette tâche à des organismes spécialisés, il est tout de même nécessaire d’en connaitre les grandes lignes.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?

Pour une organisation sereine, simple et concise, vous devez d’abord connaitre ce qu’est réellement une assemblée générale. Pour les entreprises, il s’agit, en effet d’une réunion périodique qui rassemble les différents membres de la société. Cette occasion permettra de débattre et prendre des décisions sur un ordre du jour défini, au préalable. Normalement, l’AG devrait se faire, au moins, une fois par an.

Qui participe à l’assemblée générale ?

Quelle est l’utilité de l’assemblée générale sans les participants ? Afin de définir les acteurs de cette réunion annuelle, vous devez dans un premier temps distinguer les différentes formes sociales d’une entreprise. Pour une Société à Responsabilité Limité ou SARL, les participants sont les gérants, le commissaire aux comptes ainsi que les associés. Pour une Société par Actions ou SA, les personnes que le dirigeant doit convoquer lors de l’assemblée générale sont les organes de gestion, les actionnaires, les copropriétaires d’actions, les titulaires du droit de vote, les sociétés cotées, le commissaire aux comptes ainsi que le comité d’entreprise.

Quels sont les différents types d’assemblée générale ?

L’organisation de l’assemblée générale dépend également du type d’AG que vous souhaitez organiser. En général, les principaux types d’assemblées sont :

  • L’assemblée générale ordinaire

Qui n’est pas obligatoire annuellement. Lors de cette réunion, les actionnaires vont se décider sur la gestion ordinaire de la société. Il peut, par exemple s’agir de la nomination d’un nouveau membre du conseil, une nouvelle approbation des comptes annuels, etc.

  • L’assemblée générale extraordinaire

Ce type d’assemblée n’est pas aussi obligatoire. Par contre, sa mise en place est importante, car c’est le moment où les actionnaires peuvent prendre des décisions concernant les statuts de la société. Comme l’augmentation du capital, par exemple.

  • L’assemblée générale mixte

L’assemblée générale mixte rassemble les deux premiers types d’assemblée.

Confier l’organisation à un professionnel

Avec un emploi du temps surchargé et des tâches qui s’accumulent, surtout vers la fin de l’année, les dirigeants se décident actuellement à se tourner vers une alternative plus avantageuse : confier l’organisation de l’assemblée générale à un professionnel. Ce dernier prendra en compte tous les différents aspects de la réunion que vous souhaitez organiser et passera toutes les étapes de l’organisation avec brio. Pendant ce temps, vous pouvez continuer à vous adonner à votre travail.

Un rendez-vous indispensable pour le siège social

Vous savez désormais que cette assemblée générale est très importante, voire primordiale. C’est pour cette raison que vous devez vous attarder sur toutes les obligations ainsi que les formalités. Si vous cherchez par exemple quelle est la définition du siège social, vous aurez également besoin d’organiser une telle rencontre surtout si vous envisagez un changement dans les règles de l’art. Cette démarche est forcément impactée par des impératifs.

  • Il est important de noter que le siège social correspond à l’adresse de votre entreprise, celle que vous communiquez à tous les collaborateurs.
  • Le siège est indispensable notamment pour avoir une immatriculation au RCS.
  • Si vous envisagez un déménagement, un expert peut vous épauler au cours de ces changements pour vous éviter de commettre des erreurs.
  • Pour choisir cette domiciliation, vous pouvez faire appel à un organisme spécifique qui met à votre disposition une adresse prestigieuse à Paris par exemple.

Vous avez alors une image de marque très sympathique et c’est aussi un gage de qualité qui permet de nouer plus rapidement des contrats avec des collaborateurs. Cela vous évite aussi de payer un loyer pour des locaux puisque les sommes sont souvent colossales surtout à Paris.