Comment gérer les déplacements professionnels des collaborateurs ?

Les déplacements professionnels peuvent se révéler complexes pour certains collaborateurs, car à part le changement, ils doivent aussi faire face aux tensions et à l’anxiété. Bien évidemment, tout cela peut  créer un manque de productivité, c’est pourquoi, il est essentiel de savoir gérer ce type de déplacement.

Bien comprendre le déplacement

Pour pouvoir tout gérer, il faudra déjà comprendre ce type de déplacement. Les déplacements professionnels commencent toujours par un préacheminement. Qu’il se fasse à pied, en véhicule personnel, en taxi ou encore en transport en commun, il permet toujours au collaborateur de rallier son domicile à la gare ou à l’aéroport. Pour permettre à chacun d’arriver à l’heure tout en tenant compte des éventuels pépins qui peuvent avoir lieu, il faut déjà prévoir un délai suffisant. À quelques jours de la date de départ convenu, il faudra encore se renseigner auprès des compagnies car, oui un train ou un avion peut aussi faire l’objet de retards éventuels.

À l’arrivée, c’est l’étape du post-acheminement. Il faudra encore définir les moyens de transport possibles et disponibles pour permettre aux collaborateurs de se rendre à leur meeting. Bien entendu, il faudra tenir compte du temps qu’il fait, de la distance à parcourir, de la circulation et des bouchons. Pour des déplacements de longs séjours, il faudra penser aux hébergements et aux repas.

Au retour, il est aussi important de tout comprendre : le transport, le temps consacré pour le compte-rendu, la préparation de la journée du lendemain.

Préparer à l’avance et anticiper

Pour mieux préparer des déplacements professionnels de vos collaborateurs, vous avez besoin d’analyser tous les déplacements nécessaires. Pour ce faire, il est toujours conseillé de choisir les moyens de transport les plus pratiques, mais aussi les plus rentables. L’anticipation est toujours importante c’est pourquoi il faut toujours prévoir une alternative en cas d’imprévus ou d’annulations. Pour permettre aux collaborateurs de faire face aux changements de dernière minute, vous devez mettre à leur disposition un service de prise en charge. Ce dispositif va leur permettre de savoir quoi faire face aux urgences et aux imprévus et éviter ainsi de perdre : du temps, des opportunités commerciales et surtout de l’argent. Pour tout gérer à l’avance et éviter les mauvaises surprises, vous devez aussi leur informer sur les conduites à tenir :

  • L’image : tenue, aspect personnel.
  • Le suivi du protocole : gestes de salut ou d’adieu, pourboires.
  • Les formalités de voyage à chaque destination.
  • Les documents à préparer pour chaque destination et chaque rendez-vous.
  • L’itinéraire détaillé du voyage.

Donner la possibilité de joindre l’utile à l’agréable

Les déplacements professionnels collaborateurs sont une occasion pour une entreprise de laisser ses collaborateurs joindre l’utile à l’agréable. Faire en sorte que vos collaborateurs puissent avoir du temps libre et des loisirs pendant un déplacement professionnel est une bonne pratique, car ce petit temps va leur permettre de :

  • Découvrir plus amplement le lieu à des fins personnelles, mais qui pourraient offrir une ouverture pour l’entreprise.
  • Rendre visite à des proches.
  • S’octroyer un moment de détente pour éliminer les stress du quotidien.
  • Se ressourcer.

La blessure apportera bien évidemment des avantages pour les collaborateurs que pour l’entreprise, car après avoir fait le plein d’énergie, ils seront plus productifs et plus motivés que jamais. Notons toutefois que certes la partie personnelle du voyage est à leurs frais, mais comme ils restent dans le cadre d’un déplacement professionnel, l’entreprise sera toujours tenue responsable civilement de la sécurité de ses collaborateurs, sauf si un cadre a été mis en place au préalable pour délimiter la responsabilité de l’entreprise.