Comment choisir le bon lieu pour organiser votre événement professionnel ?

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, la sélection du lieu est essentielle pour garantir le succès de votre événement. Le choix de celui-ci peut avoir un impact significatif sur la satisfaction des participants, l’efficacité de la communication et la réussite de vos objectifs. Cependant, avec tant d’options disponibles, il peut être difficile de savoir comment choisir l’espace le plus adapté à votre évènement. En tant qu’organisateur, votre rôle sera alors d’identifier les critères les plus importants à considérer lors de la recherche d’un lieu pour votre événement corporate.

Quels critères prendre en compte lors du choix du lieu d’un évènement professionnel ?

La capacité d’accueil

Une des premiers choses à faire en tant qu’organisateur est de déterminer le nombre d’invités que vous prévoyez d’accueillir et ainsi de trouver un lieu qui pourra les accueillir confortablement. Il est important de ne pas sous-estimer la capacité d’accueil nécessaire, vous risquerez de vous retrouver dans une situation où vos invités seront à l’étroit, et cela peut rendre l’événement désagréable et peu professionnel. D’un autre côté, si vous choisissez un lieu avec une capacité d’accueil trop grande pour votre événement, vous risquerez de perdre de l’argent sur des espaces inutiles et de créer une atmosphère impersonnelle qui ne favorise pas l’échange entre les participants.

La localisation et l’accessibilité

Vous devez choisir un lieu qui est facilement accessible pour vos invités, qu’il s’agisse d’un emplacement central ou d’un lieu proche des transports en commun. Si le lieu est situé dans une zone éloignée ou difficile d’accès, cela pourrait décourager les gens de participer, surtout s’ils doivent faire face à des problèmes de transport ou de stationnement. La proximité des hôtels et des restaurants est également un facteur important à prendre en compte : selon le lieu d’habitation des participants, certains peuvent décider de loger sur place.

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Les équipements et les services proposés

Si vous souhaitez organiser un séminaire, une réunion ou une conférence par exemple, vous devez vous assurer de trouver un lieu qui dispose des équipements nécessaires pour le bon déroulement de l’événement : une connexion Wi-Fi, des équipements audiovisuels et un équipement de sonorisation au minima. Selon la durée de l’évènement, pensez également à prévoir la restauration pour vos collaborateurs : ce type de services est régulièrement proposé dans les lieux publics, tels que la restaurants, les cafés ou encore les espaces de coworking.

La flexibilité et la personnalisation

La flexibilité et la personnalisation sont des critères importants si vous souhaitez organiser un événement professionnel qui reflète votre entreprise et vos objectifs. Vous devez trouver un lieu qui vous permet de personnaliser l’espace en fonction de vos besoins, qu’il s’agisse de la disposition des sièges, de la décoration ou de la signalisation. La flexibilité du lieu peut également vous permettre de modifier les plans à la dernière minute en cas de changement de programme.

Le budget

Enfin, le dernier critère et non des moindres : vous devez trouver un lieu qui rentre dans votre budget tout en offrant les équipements et les services nécessaires pour votre événement. Il est important de prévoir un budget réaliste dès le départ et de comparer les différentes offres de location pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Trouver le lieu idéal pour un évènement d’entreprise

Vous l’aurez compris, pour organiser l’événement professionnel qui correspond à vos attentes et à vos objectifs, choisir le lieu idéal, adapté à l’environnement dans lequel vous souhaitez inviter vos collaborateurs est crucial. Pour cela, il est important de suivre certaines étapes clés, qui vous aideront à vous orienter vers un espace privatisable qui correspond au type d’évènement que vous allez mettre en place. Sachez que vous devez procéder différemment dans l’organisation d’un séminaire ou d’une conférence par exemple : même si ces deux évènements réunissent un groupe de personnes ou de collaborateurs, l’espace devra être plus ou moins formel, plus ou moins porteur de convivialité et de discussion. C’est pourquoi le choix du lieu peut s’avérer décisif.
En premier temps, vous devez définir clairement les objectifs et les besoins de l’événement, vous pourrez ainsi en déduire l’environnement de travail ou d’échange. Ensuite, nous vous conseillons d’établir une liste des lieux potentiels qui pourraient répondre à ces critères (effectuez des recherches de lieux privatisables sur le web, programmez des visites…). C’est alors qu’il convient d’évaluer chaque lieu en fonction des critères clés : capacité d’accueil, localisation et accessibilité, équipements et services proposés, flexibilité, personnalisation et budget. Pour obtenir une idée concrète de l’espace et faciliter la projection, il est important de visiter les lieux les plus intéressants. Cette étape permet également de comparer les prix de location et de demander des devis pour les services supplémentaires.
Enfin, après avoir sélectionné les différents lieux qui vous intéressent, comparez-les pour prendre une décision en fonction de ce qui répond le mieux à vos besoins, et au meilleur rapport qualité/prix.

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Nos conseils pour rechercher un lieu corporate efficacement

Sachez que le principal dans votre recherche est de prendre le temps : il est important de prévoir suffisamment de temps pour la visite des lieux destinés à votre évènement d’entreprise. C’est à ce moment-là que vous pourrez vous projeter, vous rendre compte de l’espace, de la capacité d’accueil. C’est surtout là que vous pourrez envisager l’agencement de l’espace et demander des informations complémentaires en personne. Cela vous permettra ne pas se fier uniquement aux photos, qui peuvent être trompeuses, et de se projeter véritablement dans l’espace.
Vous pouvez également utiliser des plateformes en ligne qui permettent de trouver tous les espaces privatisables dans la ville qui vous intéresse, par la même occasion, n’hésitez pas à lire les commentaires et les avis des clients précédents, cela vous donnera un ordre d’idée sur la qualité du service. Demander des références à des collègues et à votre entourage peut également être utile pour trouver des lieux, quelqu’un de confiance n’hésitera pas à vous faire un retour honnête sur son expérience.
Enfin, il ne faut pas hésiter à demander des modifications personnalisées pour les lieux qui ne répondent pas entièrement à vos besoins. Même si cela n’est pas toujours spécifié sur leur site web, ils peuvent parfois s’adapter !