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L’organisation d’une réunion de travail est l’un des indispensables à la bonne gestion d’une entreprise. Les études estiment ainsi à 92 le pourcentage de cadres qui participent régulièrement à des réunions. Pour que ce type d’évènement porte ses fruits, une bonne organisation est nécessaire, mais un accueil adapté des partenaires l’est tout autant. Vous préparez une rencontre professionnelle et vous vous demandez comment donner une bonne image de votre entreprise à travers l’accueil ? Voici quelques pistes à suivre.
Accueillir ses partenaires avec des paniers-repas
Le principal élément que nous vous recommandons de soigner pour bien accueillir vos partenaires, c’est la restauration. Dans la plupart des réunions, les participants ont droit à des petits fours, des canapés et des rafraîchissements. Les paniers-repas sont cependant plus originaux et constituent une attention toujours grandement appréciée.
Avec cette solution, vous êtes sûr de ravir vos invités. Vous pouvez choisir d’intégrer dans les paniers :
- Des brioches,
- Des croissants,
- Du pain,
- De la confiture,
- Du fromage,
- Du miel,
- De l’eau pétillante ou gazeuse,
- Des jus de fruits et légumes,
- Des repas complets,
- Des salades.
Ainsi, que votre réunion ait lieu dans la matinée ou la soirée, vous n’aurez aucun mal à vous faire livrer des paniers-repas adaptés. Il vous suffit par exemple de vous rendre sur le site de befoody pour passer votre commande en ligne et recevoir les paniers quelques heures plus tard.
Les produits proposés sont frais, sains, nourrissants et variés. Ils sont également issus de la production locale et bio et sont cuisinés par des professionnels. Ces derniers sont experts en gastronomie, mais également en nutrition afin de s’assurer que les repas sont équilibrés.
Les produits de ce type de paniers-repas sont aussi respectueux de l’environnement. Ils appartiennent à la distribution en circuit court, sont produits de manière responsable et n’engendrent pas réellement de déchets. Par ailleurs, la livraison se fait à vélo pour éviter la pollution engendrée par les autres moyens de déplacement.
Faire appel à un prestataire respectueux de la nature et offrant des produits d’une telle qualité aura des retombées positives sur votre entreprise. Vos partenaires se diront que vous êtes en accord avec les attentes actuelles des clients, mais aussi que vous agissez de manière responsable.
Il s’agira également d’une attention charmante dont ils pourront profiter à n’importe quel moment. Vous pourrez en effet leur remettre leur panier-repas dès leur arrivée, durant une pause ou après la réunion.
Faire attention à la première impression
Il est de notoriété publique qu’une bonne impression est primordiale lorsqu’on veut donner une bonne image de soi. Ainsi, si vous voulez que vos partenaires se fassent une idée positive de votre entreprise, vous devez les soigner dès le premier instant. Cela commence bien évidemment dès qu’ils font leur entrée dans les locaux où la réunion doit avoir lieu.
Qu’il s’agisse d’un espace de coworking, d’un hôtel ou d’une salle dédiée, vos participants doivent savoir où aller dès leur arrivée. Pour cela, vous avez le choix entre les accueillir personnellement à l’entrée, confier cette tâche à des hôtesses ou mettre des panneaux.
Le recours à des hôtesses est la solution idéale. En effet, celles-ci, charmantes, souriantes et élégantes sauront faire preuve de diplomatie et de courtoisie envers vos invités. C’est une façon pour vous de leur montrer toute l’importance que vous leur accordez. Ces professionnelles leur souhaiteront la bienvenue et leur indiqueront le chemin à prendre.
Vous occuper de cette tâche est tout aussi efficace, mais présente des inconvénients. Il se pourrait effectivement que pendant que vous montrez le chemin à un de vos partenaires, un autre arrive et se sente perdu. Ainsi, si vous n’avez pas les moyens de faire appel à une hôtesse, nous vous recommandons de mettre des panneaux indicatifs.
Prendre soin des premiers arrivants pour les mettre à l’aise
Les participants à votre meeting ne viendront certainement pas tous au même moment. Ceux qui viendront un peu en avance doivent être votre priorité. Ils ont fait l’effort de venir avant l’heure alors, ne les laissez pas s’ennuyer. Prenez le temps de discuter avec eux pour établir une relation et les impliquer encore plus dans la tenue de la réunion.
Vous pouvez par exemple leur demander si :
- Ils ont fait bon voyage,
- Ils ont été pris dans les embouteillages,
- Ils ont eu le temps de prendre connaissance du programme,
- Ils ont des remarques ou des suggestions avant le début de la réunion.
Si vous en savez plus sur eux, n’hésitez pas à les féliciter pour leurs récents succès ou à leur demander des nouvelles de leur famille. Ces petites marques d’intérêt les mettront plus à l’aise, feront passer le temps et vous aideront à lutter contre un éventuel stress.
Être ponctuel pour donner une bonne image de son entreprise
Les invitations que vous avez envoyées à vos partenaires détaillaient certainement l’heure de la rencontre professionnelle. Vous devez donc absolument commencer la séance de travail dans les temps.
Vos invités ne seront pas tous à l’heure, mais vous ne devez pas bouleverser le programme de ceux-ci. Pour un meeting réussi, il est essentiel de prévoir le temps consacré à chaque sujet et à chaque palier. Partez donc du principe que vos invités savent à quelle heure ils pourront approximativement s’en aller.
Leur faire manquer un rendez-vous et les faire attendre n’est pas une bonne idée si vous voulez montrer le professionnalisme de votre entreprise. Si vous commencez avec du retard, vous donnerez à ceux qui sont venus à l’heure l’impression que leur ponctualité n’a aucune valeur.
Choisir correctement l’introduction de la séance
“Bonjour et bienvenue à cette réunion…”, c’est la formule classique pour entamer une réunion professionnelle. Mais vous devez aller au-delà de cette formule et dire à vos partenaires à quel point vous êtes ravi de les voir.
Remerciez donc ceux qui ont parcouru un long trajet pour venir et ceux qui se sont donnés du mal pour être à l’heure. Souhaitez-leur la bienvenue et évertuez-vous à détendre à l’atmosphère et à donner le ton de la séance.
Cette étape franchie, il vous faudra aussi faire un petit rappel des points clés et du déroulement de la réunion. Ici, vous parlerez :
- Des objectifs à atteindre,
- Des sujets à aborder,
- Des intervenants de la réunion,
- Du temps consacré à chaque sujet ou intervenant.
Votre programme devra être précis et indiquer à quel moment il pourra y avoir échange d’opinions ou de questions.
Accueillir ses partenaires dans de bonnes conditions consiste à penser aux petits détails qui font toute la différence. Il s’agit par exemple de la mise à disposition de paniers-repas, d’un accueil chaleureux et d’indications claires. Avec de telles astuces, vous êtes certain de donner la meilleure image qui soit de votre société.